会議の議事録を作る手順｜会議前・会議中・会議後の分け方

1. 会議前に目的と決定対象を固定する

会議名だけでなく、今回決めること・保留できること・参加者の役割を先に書きます。記録担当は、議題ごとに決定・未決・次回確認の欄を用意します。これにより、発言の全文ではなく、判断に必要な情報へ集中できます。

• 確認点：会議前に目的と決定対象を固定する
• 記録に残す状態：会議名だけでなく、今回決めること・保留できること・参加者の役割を先に書きます

2. 会議中は発言録より判断の変化を残す

誰が何を長く話したかではなく、選択肢、判断理由、最終結論を順に残します。数字、固有名詞、期限はその場で聞き返し、推測で補いません。結論が出なかった議題は、未決と次の確認者を明記します。

• 確認点：会議中は発言録より判断の変化を残す
• 記録に残す状態：誰が何を長く話したかではなく、選択肢、判断理由、最終結論を順に残します

3. 決定事項と依頼事項を分離する

決まった内容と、誰かが後で調べる内容を同じ欄に混ぜると、実行漏れが起きます。決定事項、担当タスク、確認待ちを分け、タスクには担当者と期限を対で記録します。

• 確認点：決定事項と依頼事項を分離する
• 記録に残す状態：決まった内容と、誰かが後で調べる内容を同じ欄に混ぜると、実行漏れが起きます

4. 会議直後に5分で不足を埋める

記憶が残っているうちに、主語のない文、期限のない依頼、根拠のない数字を見直します。録音やAI出力がある場合も、固有名詞と判断内容は人が確認し、原文にない結論を足しません。

• 確認点：会議直後に5分で不足を埋める
• 記録に残す状態：記憶が残っているうちに、主語のない文、期限のない依頼、根拠のない数字を見直します

5. 共有先と修正期限を決める

議事録は共有して終わりではありません。閲覧範囲、修正依頼の窓口、確定時刻を示します。機密事項や個人情報を含む場合は、組織の保存・共有ルールを優先します。

• 確認点：共有先と修正期限を決める
• 記録に残す状態：議事録は共有して終わりではありません

6. 次回会議の冒頭で実行状況を確認する

次回は前回の担当タスクだけを短く確認します。未完了なら理由を責めるのではなく、期限、担当、作業範囲のどこが曖昧だったかを直します。議事録を実行管理につなげる最後の工程です。

• 確認点：次回会議の冒頭で実行状況を確認する
• 記録に残す状態：次回は前回の担当タスクだけを短く確認します