1. 録音の同意取得を先に決める

AI文字起こしツールを使う場合、会議の録音が前提になります。参加者への事前告知と同意取得の方法を先に決めていないと、後から問題になるリスクがあります。対面・オンライン・顧客同席の3パターンでそれぞれ方針を決めておくと、使い始めてから迷いにくくなります。

• 会議前の告知文（口頭 or テキスト）を用意した
• 顧客同席・外部参加者がいる会議は録音対象外と決めた
• 社内会議と社外会議で同意取得の方法を分けて整理した

2. データの保存先と保存期間を決める

AI文字起こしサービスを使うと、音声データや文字起こし結果が外部サーバーに送信されます。どのサーバーに保存されるか、いつ削除されるかを利用規約で確認してから使い始めてください。所属先の情報セキュリティポリシーと照合することも重要です。

• ツールの利用規約でデータの保存場所と保存期間を確認した
• 所属先のセキュリティポリシーと矛盾しないか確認した
• 会議終了後のデータ削除または保持のルールを決めた

3. AI出力の確認フローを整える

AI文字起こしの出力は、固有名詞・専門用語・数値の誤認識が起きやすい領域です。誰が・いつ・どこまで確認してから配布するかを決めておくと、誤情報が広がるリスクを下げられます。確認に時間がかかりすぎる場合は、対象会議の範囲を絞るか、フォーマットを簡素化する調整をしてください。

• AI出力を確認する担当者を決めた
• 確認のタイミング（会議直後・当日中など）を決めた
• 配布先と配布方法（メール・チャットなど）を決めた
• 誤認識が多い場合の対応方針（再確認・手修正の範囲）を決めた